Stabschef / operativ ledare för e-handel

Företaget och utmaningen

My Moissanite är ett snabbväxande premiumvarumärke för smycken inom e-handel med en medvetet slimmad organisation. Vi arbetar från ett vackert kontor i Recoletos i Madrid, med två balkonger med utsikt över Palacio de Cibeles.

Vårt team är litet: bara grundaren och en heltidsutvecklare. Men vi åstadkommer långt mer än man kan förvänta sig av ett företag i vår storlek genom att förlita oss mycket på automatisering, AI och smarta kombinationer av de två.

Men verkligheten ser ut så här: vår tillväxt börjar springa ifrån vår operativa struktur. För mycket av det dagliga maskineriet finns fortfarande bara i grundarens huvud, och för mycket av arbetet samordnas fortfarande via chattrådar, minnet och informella påminnelser. Vi behöver en initiativrik stabschef / operativ chef för e-handel som trivs i en föränderlig, lite rörig miljö och som kan bygga bombsäkra system utan att sänka vårt tempo.

Det här är inte en renodlad drift-, kundtjänst- eller administratörsroll. Visst, du kommer att ansvara för det dagliga operativa flödet. Men så snart det är under kontroll handlar en betydande del av din roll om att se till att arbetet i hela verksamheten följs upp tydligt, prioriteras, slutförs och ständigt förbättras.

Vad du faktiskt kommer att göra

Det här är inte ett jobb för någon som vill hålla sig inom ett snävt område. Ditt huvudsakliga ansvar blir att bygga de system, den struktur och den disciplin i genomförandet som gör att företaget kan skala upp. Även om du till en början kommer att hantera en del operativt arbete direkt, är målet att du ansvarar för verksamhetens operativa system och, i takt med att vi växer, delegerar det löpande arbetet till en junior verksamhetsassistent.

• Projektledning: Etablera ett gemensamt system för allt aktivt operativt och tvärfunktionellt arbete. Projekt, uppgifter, buggar, uppföljningar och prioriteringar ska inte längre ligga utspridda i chattrådar eller lösa anteckningar, utan samlas i en gemensam sanningskälla som hela teamet kan komma åt, uppdatera och förlita sig på.

• Veckorytm och överblick: Driv veckoplanering, avstämningar och rapportering så att ansvariga, deadlines, hinder, försenade punkter och nästa steg alltid är synliga.

• Bygga system och processer: Skapa de standardrutiner (SOP:er), checklistor, arbetsflöden och verksamhetsrytmer som behövs för att förvandla återkommande kaos till pålitliga rutiner. Din framgång mäts i hur mycket av arbetet som blir förutsägbart, dokumenterat och skalbart.

• Operativt helhetsansvar: Lägg till en början ungefär 5–10 timmar per vecka på att hantera eskalerade kundtjänstärenden, leverantörskommunikation, beställningsuppföljning, tillsyn av beställningshantering och operativ administration. I takt med att volymerna ökar anställer, utbildar och leder du en junior verksamhetsassistent som tar över merparten av det dagliga genomförandet.

• Logistik och leveranskedja: Övervaka tull, upphämtningar, fraktavvikelser, returer och leverantörernas prestationer, och se till att problem löses snabbt och konsekvent.

• Kontors- och lagerorganisation: Förbättra lagerhållning och fysisk organisation så att emballage, verksamhetsmaterial och lagerartiklar är lätta att hitta, spåra och hantera.

Över tid bör rollen utvecklas bort från löpande operativa uppgifter och mot att bygga system, förbättra genomförandet, leda personal och hjälpa ledningen att driva företaget effektivt i takt med att det skalar upp.

Hur framgång ser ut efter 90 dagar

Om du är rätt person löses problemen innan de blir till dramatik. Inom dina första två till tre månader kommer du att ha:

• Helt avlastat grundaren från löpande operativt arbete.
• Byggt ett tydligt system för aktiva uppgifter, buggar, projekt och operativ uppföljning, med ansvariga, deadlines och nästa steg.
• Etablerat en pålitlig veckorytm för planering och rapportering, så att det är uppenbart vad som är blockerat, försenat, i riskzonen eller står på tur.
• Dokumenterat de centrala arbetsflöden företaget behöver för att fungera smidigt, samt gjort kontoret och lagerhållningen betydligt mer välorganiserade och praktiska.

Vad du bidrar med

• Erfarenhet: 3 till 6 års praktisk erfarenhet av e-handelsdrift, DTC-logistik, kundserviceverksamhet eller en liknande snabbfotad startupmiljö, plus gedigen erfarenhet av att skapa, driva eller markant förbättra ett uppgifts-, projekt- eller genomförandesystem i ett litet team.
• Språk: Flytande i både engelska och spanska.
• Teknisk vana: Du är helt bekväm med att navigera i CRM-system, helpdesk-program, ärendehanteringssystem, kalkylark, automatiseringskoncept och API:er.
• Inställning: Du har en stark ansvarskänsla, ett perfektionistiskt öga för detaljer och höga krav på att saker görs ordentligt. Du väntar inte på att bli tillsagd vad som behöver åtgärdas, och du känner dig bekväm med att driva på andra när det behövs.
• Det är meriterande om:
  • du har erfarenhet av (projekt)ledning
  • du har arbetat på marknader för smycken eller andra lyxvaror
  • du har erfarenhet av leverantörssamordning
  • du har erfarenhet av att arbeta direkt med vd:ar, grundare eller utvecklare
  • du har en stark känsla för processdesign
  • du har bott och arbetat i Madrid under merparten av din karriär

Vem som kommer att trivas (och vem som inte gör det)

Du kommer att älska det här om du är proaktiv, en smula besatt och verkligen tycker om att förvandla rörig verksamhet till rena system, samtidigt som du håller alla synkade och ser till att arbetet rör sig framåt. Du är bekväm med att hantera samarbetet med ledningen, hålla teamet ansvarigt och hitta lösningar i stunden.

Som människor är vi avslappnade, men vi tar våra standarder på största allvar. Vi värdesätter snabbhet, smarta idéer, rakhet, lite humor och att göra vad som än krävs för att lyckas.

Du kommer förmodligen att avsky det här jobbet om: du behöver en mycket strukturerad storföretagsmiljö, om du vill ha en snäv kundtjänst- eller administratörsroll, om du väntar på en att göra-lista, om du undviker ansvar eller om du lätt blir överväldigad när prioriteringar ändras.

Vårt erbjudande

• Lön: 38 000 till 48 000 € brutto per år, beroende på matchning och erfarenhet.
• Ledighet: 25 dagars betald semester, plus spanska helgdagar.
• Flexibilitet: Flexibla arbetstider med fokus på resultat, plus hybridflexibilitet så snart verksamheten är stabil.
• Inflytande och utveckling: Direktkontakt med grundaren, en brant inlärningskurva i ett företag där AI kommer i första hand och en verklig möjlighet att växa in i en mer senior verksamhetsroll.

Rekryteringsprocessen

Vi gillar när det går undan. Processen är enkel:

1. Ansökan
2. Strukturerat introduktionssamtal
3. Intervju 1 + arbetsprov
4. Intervju 2 + personlighetstest
5. Referenstagning
6. Erbjudande

Redo att förvandla kaos till rena system och hjälpa oss att skala upp? Ansök nu via formuläret nedan.